В 13 филиалах «Ленэнерго» система учета и расчета с персоналом переведена на качественно новый уровень

Проект номинирован на международный конкурс корпоративных проектов  1С:Проект года 2016 

Краткое описание кейса

В ПАО «Ленэнерго» сис­те­ма учё­та и рас­чё­тов с пер­со­на­лом была переведена на ка­чес­твен­но но­вый уровень с по­мо­щью ин­фор­ма­ци­он­ной сис­те­мы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.0», раз­ра­бо­тан­ной на но­вой вер­сии тех­но­ло­ги­чес­кой плат­фор­мы «1С:Предприятие». Про­ект был слож­ным из-за боль­шо­го объё­ма до­ра­бо­ток ста­рой сис­те­мы, рас­пре­де­лён­нос­ти поль­зо­ва­те­лей и боль­шо­го ко­ли­чес­тва ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ных ра­бо­чих мест. В ре­зуль­та­те в «Ленэнерго» су­щес­твен­но была сни­же­на на­груз­ка на со­труд­ни­ков от­де­ла кад­ров, на 15% со­кра­ще­ны опе­ра­ци­он­ные и ад­ми­ни­стра­тив­ные рас­хо­ды, сни­же­но вре­мя на обра­бот­ку ин­фор­ма­ции, уско­ре­но по­лу­че­ние ре­гла­мен­ти­ро­ван­ной от­чёт­нос­ти на 10%, упра­влен­чес­кой от­чёт­но­сти — на 15%, мо­дер­ни­зи­ро­ва­ны ме­ха­низ­мы и про­цес­сы для бо­лее эф­фе­кти­в­ной ра­бо­ты ба­зы дан­ных.

Заказчик

«Ленэнерго» — одна из кру­пней­ших ра­с­пре­де­ли­тель­ных се­те­вых ком­па­ний стра­ны, вхо­дит в гру­п­пу «Россети». Обе­спе­чи­ва­ет эле­ктро­э­нер­ги­ей тер­ри­то­рию двух су­бъек­тов Российской Федерации с на­се­ле­ни­ем бо­лее 6 млн че­ло­век: го­род Санкт-Петербург (на­се­ле­ние бо­лее 5 млн чел) и Ленинградскую область (на­се­ле­ние 1,7 млн чел). Се­го­дня «Ленэнерго» ста­вит пе­ред со­бой две ге­не­раль­ные це­ли: на­дёж­ное, ка­чес­твен­ное энер­го­сна­бже­ние по­тре­би­те­лей и опе­ра­тив­ное, не­дис­кри­ми­на­ци­он­ное те­хно­ло­ги­чес­кое при­со­е­ди­не­ние к се­тям. Общая чи­слен­ность ком­па­нии (вклю­чая фи­ли­а­лы) 6500 че­ло­век.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

• Оперативно реагировать на изменения в законодательстве РФ, обновлять механизмы, порядок расчёта, регламентированные формы отчётности.

• Бесперебойно продолжать вести кадровое делопроизводство, рассчитывать заработную плату и производить выплаты сотрудникам компании в соответствии с законодательством РФ.

• Рассчитывать налоги и отчисления в бюджет и фонды в соответствии с установленными тарифами и ставками с учётом льгот и вычетов.

• Своевременно формировать регламентированную отчётность, предоставлять выгрузки сведений по установленным форматам в ИФНС и ПФР РФ.

• Распределять заработную плату по счетам бухгалтерского и налогового учёта, производить выгрузку данных по проводкам в «1С:Бухгалтерия». Формировать статистические отчёты, отчёты по стандартам МСФО, 6. управленческие отчёты.

• Оптимизировать и унифицировать бизнес-процессы, автоматизированные в «1С:Зарплата и управление персоналом» по всем разделам учёта.

• Перейти на технологически новую платформу «1С:Предприятие 8.3» и модернизировать механизмы и процессы для более эффективной работы базы данных.

Задачи:

• Провести детальный аудит бизнес-процессов по разделам учёта, автоматизированных в системе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакция 2.5.

• Провести анализ возможности и необходимости оптимизации и унификации бизнес-процессов в «1С:Зарплата и управление персоналом».

• С учётом перехода на новую технологическую платформу проанализировать возможности модернизации существующих, а также постановки новых автоматизированных бизнес-процессов.

• Провести аудит существующей архитектуры базы данных, с учётом постоянного увеличения объёма данных и поддержки стабильности работы без потерь скорости, и при необходимости — её модернизации.

Провести миграцию информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» с редакции 2.5 на новую редакцию 3.0 и на новую технологическую платформу.

• Обеспечить перенос: 1.Всех автоматизированных с учётом оптимизации бизнес-процессов. 2.Всей хранящейся в системе информации (персональные данные и кадровая история по сотрудникам;суммы начислений, удержаний и история по взаиморасчётам сотрудников с предприятием; суммы доходов по периодам в разрезе кодов и видов доходов, а также категорий налогоплательщиков; суммы налогов и отчислений: начисленные, удержанные и перечисленные в бюджет и фонды РФ).

Ситуация до старта проекта

В «Ленэнерго» существует корпоративное положение о расчёте заработной платы. Методика расчёта существенно отличается от типового расчёта, применяемых различных видов расчёта более 300. В системе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакция 2.5 были автоматизированы следующие процессы:

• кадровый учёт и кадровое делопроизводство;

• расчёт заработной платы, расчёт налогов и отчислений в фонды РФ;

• учёт заработной платы на счетах бухгалтерского учёта;

• перечисление заработной платы сотрудникам (выгрузка в банки);

• перечисление налогов и отчислений в бюджет и фонды РФ;

• сбор отчётов управленческих, статистических и регламентированных.

За годы эксплуатации системы наличие большого количества доработок (около 80%) привело к необходимости провести детальный аудит бизнес-процессов по разделам учёта, автоматизированных в «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5 и их модернизации. Для обеспечения более стабильной и бесперебойной работы пользователей необходимо было разработать новые автоматизированные бизнес-процессы. Также появилась задача реализовать более надёжное хранение данных в информационной системе, уменьшить время обработки информации и сроки формирования и подготовки регламентированной и управленческой отчётности.

Необходимость реализации проекта была обусловлена ещё и тем, что фирма «1С» объявила о скором прекращении поддержки редакции 2.5 программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом» и выходе новой редакции 3.0. Следовательно, с момента прекращения поддержки редакции 2.5 изменения в законодательстве и обновления форм регламентированной отчётности в ней реализовываться не будут. В результате:

• самостоятельная доработка, без использования официальных обновлений фирмы «1С», требует больших трудозатрат, финансовых ресурсов, и, как следствие, возникают значительные риски в соблюдении сроков сдачи отчётности;

• снятие информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» с поддержки не гарантирует своевременную реализацию всех изменений в законодательстве РФ, а именно: Трудовом Кодексе РФ, Налоговом Кодексе РФ, порядке расчёта и учёта заработной платы и пособий, применении льгот различными категориями граждан, отчислений в государственные фонды, формах регламентированной отчётности и т. д.;

• расширение возможностей информационной системы, обеспечение более стабильной и бесперебойной работы пользователей и более надёжное хранение информации становятся затруднительными.

Основной концепцией проекта было максимальное соответствие функционала новой системы уникальной методике расчёта зарплаты в компании «Ленэнерго». Информационная система «1С:Зарплата и управление персоналом» с редакции 2.5 была переведена на новую редакцию 3.0 и на новую технологическую платформу. Система охватила рабочие места сотрудников отделов кадров, табельщиков, ОТиЗ, работников расчётного отдела, бухгалтерии филиалов.

В новой системе были реализованы необходимые доработки:

• Значительно доработан механизм табельного учёта. Благодаря этому и была снижена нагрузка на сотрудников отдела кадров — путём прекращения дублирования информации.

• Доработан экономический блок: планирование затрат на оплату труда и распределение затрат.

• Значительно переработана система прав доступа — реализован механизм вертикального ограничения прав (подчинённым недоступны сведения о заработной плате руководителя); произведено разделение прав доступа на уровне сотрудников и отдельных АРМ, таких как ОТиЗ, табельщики и учёт рабочего времени «хоз. способом», модуль «медосмотры», модуль охраны труда.

• Разработана и реализована уникальная подсистема учёта расходов на мобильную связь.

• Значительно переработана методика расчёта заработной платы (в соответствии с корпоративными стандартами компании).

Особенности и уникальность проекта

Переводу сис­те­мы учё­та и рас­чё­тов с пер­со­на­лом «Ленэнерго» на ка­чес­твен­но но­вый уровень был очень сложным из-за большого объёма доработок старой системы, распределённости пользователей и большого количества автоматизированных рабочих мест. Тем не менее, реализация проекта была произведена в короткие сроки и на новой редакции 3.0 системы «1С:Зарплата и управление персоналом» (после официального релиза «1С» на тот момент прошло менее 1 года).

Так как учёт начисления заработной платы и налогов важно вести с начала года нарастающим итогом, пользователи приступили к работе 1 января 2015 года без параллельного учёта в старой версии программы. И это спустя всего 4 месяца после старта проекта. К 1 января был реализован функционал, необходимый для ведения кадрового учёта, а к 15 января был реализован функционал, необходимый для начисления зарплаты за январь. Работа строилась гибко, план работ был сильно детализирован: были обозначены сроки для каждого документа, отчёта, необходимые доработки всегда выполнялись к началу их эксплуатации. Дальнейшая разработка системы продолжалась до конца 2015 года.

Результаты проекта

В результате реализации проекта по переводу сис­те­мы учё­та и рас­чё­тов с пер­со­на­лом «Ленэнерго» на ка­чес­твен­но но­вый уровень, проектной команде удалось максимально полно выполнить поставленные требования и достичь поставленных перед стартом проекта целей. Существенно снижена нагрузка на сотрудников отдела кадров, на 15% сокращены операционные и административные расходы, снижено время на обработку информации, ускорено получение регламентированной отчётности на 10%, управленческой отчётности — на 15%, модернизированы механизмы и процессы для более эффективной работы базы данных.

Кейс опубликован на сайте 1С:Консалтинг

Отзыв о проекте