Быстрое закрытие отчётного периода по МСФО позволило AVITO получать отчётность в сжатые сроки

Краткое описание кейса

В компании «Avito» подготовка отчётности осуществляется в сжатые сроки с помощью автоматизированного процесса «быстрое закрытие по МСФО» (Fast Close). Информационная система формирования отчётности по МСФО построена на базе решения «1С:Управление холдингом». В результате завершения проекта подготовка отчётности осуществляется в сжатые сроки в соответствии с требованиями МСФО и инструкциями акционера. Компания «Avito» начала получать отчётность на 2-й день после завершения периода, процесс подготовки отчётности стал прозрачным, многие процедуры происходят автоматически, не требуя дополнительных действий пользователей системы, повышена управляемость компании, имеющей разветвленную территориально-географическую структуру.

Заказчик

Avito — самый популярный сайт объявлений в России и второй по величине в мире. Ежемесячная аудитория Avito составляет более 33 млн пользователей. Каждую минуту на площадке совершается около 120 сделок. В 2016 году пользователи Avito продали товаров на сумму, равную 1,4% ВВП России. Avito занимает третье место в рейтинге самых дорогих компаний Рунета. Численность сотрудников компании составляет около 1500 человек.

Цели и задачи проекта

Цель проекта - сокращение сроков формирования и повышение достоверности отчётности, предоставление отчётности руководству и акционерам в соответствии с требованиями МСФО и инструкциями акционера не позднее чем на 3-й рабочий день периода, следующего за отчётным.

Ситуация до старта проекта

Задача по сокращению сроков формирования отчётности напрямую была связана с необходимостью повышения управляемости компанией, имеющей разветвленную территориально-географическую структуру. Причиной для автоматизации процесса «быстрого закрытия» (Fast Close) в «Avito» послужила необходимость в предоставлении отчётности руководству и акционерам не позднее чем на 3-й рабочий день периода, следующего за отчётным. До начала проекта был автоматизирован бухгалтерский учёт, реализована модель трансформации отчётности по МСФО. Закрытие периода по РСБУ выполняется на 15-17 календарный день месяца, следующего за отчётным, трансформация по МСФО занимала еще 2 дня.

В качестве основы для автоматизации «быстрого закрытия» был выбран уже используемый в «Avito» на тот момент программный продукт «1С:Управление холдингом 8» - новое комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management), разработанное на инновационной высокопроизводительной технологической платформе «1С:Предприятие 8.3». 

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта была разработана единая концепция доработки подсистемы «Быстрое закрытие по МСФО» на базе «1С:Управление холдингом», которая фиксирует общую целевую архитектуру, бизнес-требования и функциональные требования к подсистеме. 

«Нулевой» производственный цикл проекта

На старте проекта был исследован существующий на тот момент процесс подготовки отчётности, были проанализированы разделы учёта, обеспечивающие существенные «временные лаги» в сборе данных для трансформации. По результатам были сформулированы требования по доработке существующей информационной системы или бизнес-процессов, а также сформировано базовое (концептуальное) видение подсистемы.

Функциональный объём проекта

• расчёт прогнозных начислений по заработной плате;

• реализация прогнозных начислений по закупкам;

• автоматизация параллельного учёта по МСФО;

• формирование отчётности по МСФО;

• корректировка прогнозов (расчёт отклонений после закрытия периода по РСБУ).

Базовые проектные решения

Было принято решение организовать параллельные регистры для отражения данных для целей быстрого закрытия. Часть данных подготавливается по отдельным алгоритмам в соответствии с МСФО по рекомендациям и инструкциям акционера (параллельный учёт), другая часть поступает из бухгалтерского учёта (транформация). Для формирования регистров по МСФО применяется модель трансформации, основанная на типовых механизмах «1С:Управления холдингом».

Закрытие месяца (Fast close)

Разработан отдельный инструментарий «быстрого закрытия» по МСФО, реализующий требования акционеров по снижению трудоёмкости отражения наиболее существенных в компании начислений.

Прогнозные начисления по заработной плате

Было выявлено, что закрытие периода в системе «1С:Зарплата и управление персоналом» выполнялось на 3-й рабочий день месяца, следующего за отчётным. Поэтому был реализован механизм прогнозных начислений (рассчитываются предварительно, не влияют на регламентированный учёт, не требуют участия бухгалтерии). В итоге прогнозное отражение заработной платы в учёте выполняется автоматически на 1-й рабочий день месяца, следующего за отчётным. Погрешность прогноза при этом составляет около 1-2%.

Неотфактурованные поставки и отражение прогнозных начислений по закупкам

Закупки в компании «Avito» децентрализованы, ответственность по закупкам возложена на бизнес-подразделения. Это вызывает задержки во времени получения и отражения первичных документов в учёте. Был реализован механизм отражения начислений по неотфактурованным поставкам (прогнозные начисления). В системе каждый инициатор закупок формирует план закупок (заказы поставщикам). В конце месяца по каждому заказу, который еще не закрыт первичными документами, инициатор должен подтвердить факт получения товара/услуги. В случае, если факт закупки подтверждён, начисление (для целей быстрого закрытия) может быть отражено, даже если физические оригиналы документов еще не получены.

Параллельный учет расходов будущих периодов

В рамках формирования отчётности по МСФО некоторые данные поступают из блока параллельного учета: списание расходов будущих периодов. Методика учёта отдельных расходов будущих периодов требовала применения MS Excel, что было довольно трудоёмким и замедляло процесс быстрого закрытия. Учёт расходов будущих периодов был автоматизирован в системе в соответствии с требованиями акционера.

Корректировка прогнозов

Ввиду того, что «быстрое закрытие» опирается (частично) на прогнозные начисления, в системе реализован механизм расчёта отклонений после того, как период закрыт по правилам РСБУ. Отклонения также отражаются в отчётности в соответствии с учётной политикой компании.

Автоматизировано 50 рабочих мест.

Особенности и уникальность проекта

Проект выполнялся в компании, имеющей разветвлённую территориально-географическую структуру. В учёте «Avito» отражаются разнородные данные, распределённые во времени и территориально, которые необходимо было привести к «единому знаменателю» в максимально короткие сроки.

До старта проекта по автоматизации «быстрого закрытия» отчётного периода по МСФО бизнес-заказчик не имел полного набора требований к системе. В связи с этим встала задача выбрать технологию управления проектом, которая обеспечит управляемость при отсутствии полноты требований. Ранее был опыт ведения проекта по каскадной технологии, в условиях отсутствия полноты требований. Зачастую это не позволяло достичь поставленных целей и приводило к срыву сроков. Для осуществления проекта исполнителем была предложена и успешно реализована методология SCRUM.

После разработки и согласования концепции, разработка системы велась производственными циклами продолжительностью один месяц. Каждый производственный цикл состоял из этапов определения плана, постановки задач, разработки, передачи результатов. При планировании следующего производственного цикла происходило уточнение, переопределение приоритетов и изменение списка задач, если это было необходимо для достижения целей проекта. Таким образом, планирование происходило как в рамках ранее определенного списка задач, так и с учётом возможного уточнения информации о предмете автоматизации. Результатом каждого производственного цикла являлось обновление для системы. Решение об обновлении продуктивной базы системы по итогам производственного цикла принималось совместно компанией «Avito» и исполнителем.

Результаты проекта

1. Подготовка отчётности осуществляется в сжатые сроки в соответствии с требованиями МСФО и инструкциями акционера: компания начала получать отчётность на 2-й день после завершения периода.

2. Снижен риск ошибок, связанных с ручной обработкой информации.

3. Повышена управляемость компании, имеющей разветвленную территориально-географическую структуру.

Отзыв о проекте