Автоматизация процессов бюджетирования для Холдинга Росгеология на платформе "1С:Управление холдингом"
- Повышение качества планирования денежных потоков.
- Исключение ошибок контроля по причине человеческого фактора.
- Автоматизация последовательности процессов планирования и контроля движения денежных средств: БДДС – Заявка на платеж.
-
Цепочка документов казначейского процесса в «1С:Управление Холдингом» (1С:УХ) являлась нетиповой. Так, документы, используемые в казначейском процессе (в том числе ключевой документ для контроля лимитов по бюджету движения денежных средств (БДДС) - электронный документ «Заявка на оплату» (ЗНП)) являлись существенно доработанными. Также, в связи с необходимостью осуществлять платежи в разбивке по нескольким проектам, предполагалась доработка ЗНП и остальных объектов цепочки казначейского процесса.
-
Лимиты БДДС не составлялись в ИС 1С:УХ, а являлись частью сквозной бюджетной модели, используемой вне ИС 1С:УХ, и которые должны были загружаться по установленному в холдинге «Росгеология» (Холдинг) шаблону в формате Microsoft Office Excel в обязательном порядке на календарный год в разбивки по месяцам.
-
Логика установки и контроля лимитов отличалась от типовой. А именно:
-
Холдинг имеет разветвленную иерархию ЦФО (Центр функциональной ответственности), которая включает в себя:
-
Утверждающие организационные единицы, являющиеся держателями бюджета.
-
Организационные единицы – ЦФО, по которым должна производиться установка и последующий контроль лимитов и ЦФО по которым должна производиться установка и последующий контроль лимитов, утверждающих организационных единиц могут, быть подчинены ЦФО, являющимися держателями бюджета. ЦФО установки и ЦФО ЗНП не соответствуют друг другу.
-
В установленных лимитах в 1С:УХ проект может отсутствовать, а в ЗНП он обязателен к заполнению.
-
Контроль лимитов БДДС осуществляется за календарный квартал, несмотря на то, что установка лимитов БДДС необходима в детализации помесячно.
-
ПК Холдинга устанавливается помесячно на основании лимитов БДДС и не может их превышать. Контроль лимитов ПК, в отличии от лимитов БДДС, осуществляется помесячно, а не поквартально.
Учитывая эти особенности бизнес-процессов, было определено, что типовой механизм контроля лимитов системы 1С:УХ не соответствовал потребностям бизнеса и требовал доработки.
В том числе, была необходима проработка функций контроля, которая бы учитывала многочисленную вариативность комбинаций аналитик установки и исполнения лимитов, при которых аналитики установки отличались бы от аналитик исполнения.
Отчеты должны были учитывать, отличающуюся от типовой, логику установки и контроля лимитов.
Для реализации этих задач и была привлечена компания АртАйТи.
-
Автоматизирован контроль исполнения лимитов бюджета.
Теперь система автоматически отслеживает выполнение бюджетных лимитов по статьям, исключая возможность перерасхода денежных средств сверх установленных ограничений. -
Автоматизирован сбор фактических данных по исполнению заявок.
В системе автоматически фиксируются фактические расходы по заявкам на расходование денежных средств.
Это позволяет своевременно собирать данные о фактическом исполнении лимитов по статьям бюджета. -
Доработана возможность корректировки лимитов в полуавтоматическом режиме.
Система предлагает варианты корректировки лимитов, а окончательное решение принимает ответственный сотрудник.
Это повышает гибкость управления финансами и снижает риски излишнего ограничения бюджета. -
Снижение трудозатрат на лимитирование и контроль исполнения бюджета.
Автоматизация процессов позволила существенно сократить временные и трудовые затраты сотрудников на учет и контроль бюджетных лимитов. -
Руководители получили доступ к оперативным отчетам и аналитике по лимитам, что улучшило управляемость процессами.
-
Исключение ручного ввода данных снизило вероятность ошибок при расчете лимитов и их исполнении.
