Крупный производственный холдинг повысил прозрачность и эффективность бюджетного процесса с помощью системы 1С:ERP
Заказчик
Крупнейший российский холдинг легкой промышленности, который имеет широкую территориальную распределенность.
Производственное предприятие, которое активно представлено сразу в нескольких сегментах: B2G, B2B, B2C. Кроме того, в рамках каждого сегмента имеется широкий ассортиментный ряд, который разбит на различные линейки продукции.
Численность сотрудников более 8000 человек.
Предпосылки
Деятельность любого коммерческого предприятия направлена на то, чтобы приносить прибыль. В случае, если в структуре деятельности компании большой портфель (товарные линейки, сегменты рынка и т.д.) логично встает вопрос о том – чем заниматься выгодно, а чем не очень.
В компании внедрена система для учета и управления деятельностью 1С:ERP, однако не налажен процесс сбора управленческой отчетности в необходимых аналитических разрезах. Поэтому отчетность собирается в Excel – что тяжело физически, очень не оперативно и от этого страдает качество.
Вторая важная задача – наладить процесс планирования накладных расходов в подразделениях, чтобы сделать процесс более прозрачным и управляемым.
Цели и задачи
Цель - повысить прозрачность и эффективность бюджетного процесса.
Задачи:
• ускорить процесс обмена данными между сотрудниками компании.
• избежать ошибок по причине человеческого фактора, сократить трудозатраты при сборе отчетности.
• быстро получать необходимую информацию из всего массива документов.
Что сделано
Мы изучили текущую бюджетную модель, проанализировали насколько реализация и настройка модели ложится в типовые возможности системы. По всем отклонениям от типовых возможностей принято решение о доработке или отказа от таких требований.
Далее мы разбили настройку модели на небольшие задачи и приступили к настройке. Настройку делали небольшими итерациями, передавая результат заказчику. Таким образом постепенно приближаясь к результату.
Глобально были реализованы следующие функции:
1. Ввод плановых данных по накладным расходам в разрезе статей бюджетов. Ввод производится вручную или загрузкой данных из Excel. Данные вводятся как по организациям, по которым учет ведется в 1С:ERP, так и дочерним и зависимым обществам (ДЗО), учет по которым ведется в других системах.
2. Сбор фактических данных о выручке, прямых и накладных расходах и заполнение в модель по статьям доходов/расходов. Реализовано для организаций, учет по которым ведется в 1С:ERP.
3. Загрузка фактических данных по выручке, прямых и накладных расходах из Excel по ДЗО.
4. Определение ВГО по каждой статье расходов.
5. Расчет показателей рентабельности, маржинальности и т.д. с учетом собранных фактических данных.
6. План/фактный анализ накладных расходов.
7. Возможность анализа модели в разрезе различных аналитик: центры затрат, направления деятельности, сегменты, статьи бюджетов, центры финансовой ответственности и т.д.
8. Консолидация бюджета доходов и расходов по группе компаний.
С какими проблемами столкнулись:
На стадии обсуждения задачи с клиентом, мы первоначально предложили описать правила заполнения данных для каждой статьи бюджетной модели, а затем проверить возможность получения данных из системы в необходимых аналитических разрезах.
Так как задача была поставлена руководством на самом верхнем уровне, сроки были очень сжатыми, клиент не согласился выделить время на анализ – пришлось сразу приступить к реализации задачи.
По этой причине в процессе реализации несколько раз пришлось уточнять требования, а также дорабатывать учетные решения в системе так, чтобы они обеспечивали нужную аналитику. Данное решение являлось компромиссом, так как правильной стратегией было бы провести первоначальное исследование, после которого выполнить ряд организационных изменений в учетном процессе, что позволило бы получать более качественные данные в отчетности.
Результаты
Что в итоге получил заказчик:
• Бюджет доходов и расходов формируется автоматически в информационной системе: исключен человеческий фактор, а также снижена трудоемкость формирования бюджета до 10-15 минут;
• Пользователи финансовой отчетности могут расшифровать значения «drill down» до первичного документа;
• Возможен план-фактный анализ расходов по местам возникновения затрат и ЦФО;
• Сценарный анализ, а также «скользящее планирование» план+прогноз;
• При наличии размеченных ВГО автоматическая консолидация бюджета по группе компаний (с учетом ДЗО);
• Возможность формирования предварительного бюджета после первоначального «закрытия» и формирования окончательного БДР по результатам итогового закрытия.