В группе компаний «Текстайм» построили систему операционного управления на базе 1С:ERP
Цель проекта: создать единый инструмент операционного управления для повышения эффективности работы подразделений, снижения издержек и обеспечения необходимой и прозрачной информацией собственников компании.
Задачи проекта:
- Обеспечить менеджмент оперативными и достоверными данными для принятия управленческих решений.
- Повысить слаженность работы подразделений компании путем интеграции бизнес-процессов на базе решения «1С:ERP Управление предприятием».
- Повысить ритмичность производства, минимизировать простои из-за несвоевременного обеспечения сырьем.
- Ситуация до старта проекта.
Так как изначально компания осуществляла только торговую деятельность, архитектура информационной системы складывалась исходя из этой специфики: сильно доработанные «1С:Управление торговлей 10»; «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Торговля и склад 7.7», таблицы Excel.
Запуск производственного направления и выход на промышленные объемы выпуска продукции выявило слабую приспособленность текущей ИТ-архитектуры к обеспечению компании эффективным оперативным управлением.
Проблематика на старте проекта:
- Отсутствие единого информационного потока между подразделениями и интеграции между используемыми системами: у каждого подразделения свои информационные системы и файлы Microsoft Eхcel, что приводило в том числе к «двойному вводу» информации.
- Недостаточная прозрачность данных, используемых для принятия управленческих решений: в процессах прослеживаемости от запроса клиента до отгрузки, в деятельности некоторых подразделений.
- Недостаточный уровень доверия к информации, получаемой из текущей информационной системы.
- Информационные «разрывы» в процессах управления.
- Трудоемкий «ручной» процесс подготовки отчетности.
- Все эти факторы привели к решению о внедрении единого инструмента операционного управления на базе системы «1C:ERP Управление предприятием».
Система операционного управления построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием».
Учитывая базовую логику «1C:ERP», в 1-й очереди проекта были автоматизированы бизнес-процессы из контура «Операционная деятельность».
Функциональный объем 1-й очереди проекта
Нормативно-справочная информация:
- разработаны инструкции по ведению НСИ. В документе описаны принципы и стандартные действия при осуществлении операций по добавлению и изменению нормативно-справочной информации: номенклатура, ресурсные спецификации, маршрутные карты;
- разработаны инструкции по нормализации и классификации данных для загрузки справочников;
- загружены основные справочники.
Управление продажами:
- ведение заявок на расчет цен клиентов;
- ведение прайс листов;
- ведение заказов клиентов;
- ведение договоров с заказчиками;
- согласование распоряжений на отгрузку клиентам;
- ведение реализации товаров и услуг;
- выставление счетов на оплату;
- возможность блокировки отгрузки;
- ведение претензий клиента;
- ведение возвратов товаров от клиента;
- рабочая панель: отражение состояния по Заказам клиентов у ответственного менеджера;
- возможность резервирования товара под клиента;
- мониторинг дебиторской задолженности.
Управление закупками:
- ведение заказов поставщикам;
- ведение возвратов товара поставщикам;
- ведение претензий к поставщикам;
- ведение цен (в т.ч. прайс-листов);
- ведение грузовых единиц;
- согласование заказов поставщикам;
- прослеживаемость состояния по заказам поставщику и по грузовым единицам (одна рабочая панель);
- мониторинг состояния обеспечения по заказам клиентов и для производства тоже;
- мониторинг кредиторской задолженности.
Управление складами:
- адресное хранение на складах компании;
- ведение учета материалов одновременно в нескольких единицах
- штрихкодирование основных материалов и компонентов;
- процесс входного контроля ТМЦ:
- приемка товаров на склад при помощи документа «Приходный ордер» с возможностью заведения серии номенклатуры, упаковок, тары, изменение качества принимаемой продукции.
- ведение заказов на внутреннее потребление;
- ведение заказов на перемещение товаров между складами;
- отгрузка товаров со склада при помощи документа «Расходный ордер»;
- автоматическое подбор продукции на адресном складе с помощью обработки «Отбор товаров»;
- инвентаризация товаров на складе с помощью документа «Пересчет товаров»;
- получение остатков по складам, в т.ч. в разрезе «покусочного» учета;
- ведение по складу операций: отбор, резка, комплектация (набор), отгрузка, разбраковка, отрез брака;
Управление производством:
- входной контроль на производстве (разбраковка, сборка);
- ведение заказов на производство;
- согласование заказов на производство;
- ведение учёта по переделам;
- управление очередью производственных заказов.
- формирование заказов по потребностям
- мониторинг состояния обеспечения сырьем;
- диспетчирование этапов и прослеживаемость производства:
- формирование и выполнение сменных заданий:
- рабочая панель для диспетчера производства;
- получение остатков по цеховым складам;
- давальческая схема;
- учет брака (выпуск, списание);
- ведение оперативного плана производства, предназначенного для формирования прогнозных показателей по производству продукции (полуфабрикатов) в фиксированном периоде (месяц).
Управление затратами:
- учет прямых затрат, на основе номенклатурных затрат: номенклатура, количество, стоимость прямых постатейных затрат при выпуске продукции;
- выполнение анализа НЗП в разрезе производственных заказов;
- выполнение анализа себестоимости в части прямых затрат по товарным позициям.
Автоматизировано 130 рабочих мест.
1. Специфика деятельности компании
«Текстайм» — многолетний поставщик инновационных тканей и материалов для рынка спецодежды. Производство компании сосредоточено на наиболее важных и технологичных процессах в производстве ткани — процессе ламинации и покрытий (коатинга), химических процессах, связанных с отделкой и крашением сверхлегких и тяжелых тканей, процессах придания тканям огнезащитных свойств. Собственная лаборатория оснащена современным оборудованием для проверки широкого спектра показателей по отечественным и международным стандартам. Данная специфика деятельности существенно влияет на особенности учета:
- необходимость разбраковки;
- наличие сортности;
- необходимость «покусочного» учета.
Необходимо отметить, что в непростой период низкой бизнес-активности из-за ограничений, связанных с пандемией COVID-19, компания смогла оперативно среагировать и наладить выпуск средств индивидуальной защиты. Это стало возможным, в том числе, и с помощью современных решений по управлению предприятием.
2. Особенности технологии внедрения «1С:ERP Управление предприятием»
Реализация проекта внедрения «1C:ERP» велась в соответствии с технологией, основные особенности которой — разработка «Дорожной карты» и акцент на процессную составляющую в проектах автоматизации систем управления.
Формирование «Дорожной карты», проектирование решения
Проект начали с разработки «Дорожной карты» проекта внедрения «1C:ERP». Цели «Дорожной карты»:
- сформировать единое согласованное видение проекта у руководства предприятия и ключевых пользователей системы «1С:ERP»;
- снизить риски проекта внедрения «1C:ERP» — внедрить с первого раза;
- получить управляемый проект.
В процесс разработки «Дорожной карты» были вовлечены руководители и все ключевые сотрудники компании. В результате совместной работы компания получила стратегически важный документ, который дал пошаговое представление процесса внедрения «1С:ERP» и понимание как в целом будет реализовываться проект:
- процессный объем проекта;
- очередность внедрения;
- изменение архитектуры ИТ-систем в процессе реализации очередей проекта;
- этапы каждой очереди проекта, описание технологии их реализация;
- результаты внедрения каждой очереди с учетом минимизации потенциальных узких мест.
Это позволило принять обоснованное решение о проекте, снизить риски и получить понятный и управляемый проект.
Моделирование бизнес-процессов
На следующем этапе были смоделированы бизнес-процессы, входящие в объем проекта.
Этап «Моделирование бизнес-процессов» стал фундаментом для принятия осознанных решений об организационных и процессных изменениях в компании, которые были поддержаны автоматизацией. Были разработаны модели «Как есть» и «Как будет».
Модель бизнес-процессов «Как есть»:
Модель показала общую реальную картину происходящих событий и взаимосвязи подразделений, что помогло выявить проблематику в процессной деятельности компании. Выявлены необходимые процессные и организационные изменения для достижения бизнес-требований предприятия.
Модель взаимоувязанных бизнес-процессов «Как будет»:
С учетом возможностей и ограничений системы «1С:ERP» была сформирована взаимоувязанная модель процессов «Как будет», и подготовлен прототип на сквозном процессе на данных предприятия.
Это позволило формализовать требуемые организационные и процессные изменения, принять обоснованные решения о том, какие изменения процессов действительно важны для бизнеса.
Общая схема этапов проекта
Технология внедрения «1С:ERP»
Все этапы проекта связаны, и это позволяет всегда возвратиться к бизнес-целям — на каждом этапе проследить зачем это делается, проверить и увидеть, что в этом есть ценного для предприятия.
3. Активное учатие ИТ-подразделения компании
В реализации проекта активное участие принимали сотрудники ИТ-подразделения компании «Текстайм», что позволило не только распределить трудозатраты на этапе конфигурирования системы, но и повысило уровень вовлеченности в проект, а также дало возможность в дальнейшем решать большинство задач сопровождения ИТ-системы собственными силами.
Большое влияние оказало вовлеченность в процесс кураторов проекта в лице директора по развитию, финансового директора и руководителя проекта со стороны «Текстайм».
Основной результат — повышение эффективности операционного управления:
- единый источник «правды» для принятия управленческих решений (информацию в системе нельзя исказить и потом вернуть обратно без последствий);
- повышение доверия к получаемой информации из системы, повышение ответственности за введенную информацию, снижения времени на проверку цифр;
- повышение эффективности работы сотрудников за счет исключения двойного ввода одних и тех же данных в разные программы;
- получение оперативной сводной информации с возможностью детализации до первоисточника и ответственного;
- повышение качества информации о производственно-хозяйственной деятельности компании и ее прозрачности за счет оперативных и достоверных данных в системе;
- повышение ритмичности производства за счет выстраивания сквозного процесса между подразделениями: снабжения и производства, минимизация простоев из-за несвоевременного обеспечения сырьем.
Количественные результаты проекта:
- на 40% ускорилось получение управленческой отчетности;
- на 15% уменьшились сроки исполнения заказов / оказания услуг;
- на 25% ускорилась обработка заказов.
Опыт данного проекта также подтвердил, что для осознанного управления проектом, планирования его реализации и контроля хода выполнения, важно использовать конкретную и понятную технологию внедрения.
