Кейсы

Автоматизация казначейских процессов Холдинга "Росгеология" на базе "1С:Управление холдингом"

Росгеология
О компании
АО "Росгеология" — многопрофильный геологический холдинг. Обладает уникальными компетенциями в области морской геологии и работы на шельфе

Что cделали
Снизили трудозатраты в подразделениях холдинга "Росгеология" на 50%
Ускорили получение управленческой отчетности на 70%
Уменьшили операционные и административные расходы на 30%
Отрасли
Добывающая промышленность
Цели и задачи проекта

Цель проекта: эффективное централизованное управление денежными потоками холдинга.

Задачи проекта:

  1. Комплексная автоматизация функций казначейства всех ДО Холдинга на базе программного продукта «1С:Управление холдингом».
  2. Унификация и стандартизация процессов казначейства во всех ДО Холдинга.
  3. Поэтапный перевод всех дочерних обществ (ДО) холдинга на обслуживание в специализированный Единый Расчётный Центр (ЕРЦ), организованный в периметре холдинга.
  4. Осуществление казначейских операций в информационной системе всеми предприятиями холдинга.
  5. Сокращение трудозатрат на выполнение казначейских функций.
  6. Повышение качества управления денежными потоками холдинга.
  7. Повышение платежной дисциплины всеми ДО холдинга.
  8. Возможность контроля расходов по всем проектам, в том числе связанных с исполнением госконтрактов.
  9. Возможность согласования документов всеми участниками процесса в единой информационной системе.

Ситуация до старта проекта

Принятие решения о начале проекта вызвано отсутствием автоматизации платежной функции, низким качеством и недостаточной эффективностью процессов казначейства в холдинге, в том числе: управление банковскими продуктами, ликвидностью, платежными операциями. Исполнение функции казначейства осуществлялось в каждом дочернем обществе (ДО) Холдинга обособленно, с бессистемным использованием Microsoft Excel, бумажных носителей, корпоративной почты, с участием головной компании на ключевых этапах процессов казначейства для согласования и контроля (рисунок).



Схема бизнес-процесса планирования и исполнения платежей ДО до внедрения


Анализ ситуации позволил сформулировать ряд проблематик при работе с казначейской функцией:

  • сложность сбора централизованной информации для оперативного управления и достоверного предоставления аналитики в различных разрезах;
  • низкий уровень контроля за осуществлением платежей;
  • завышенный объём необходимых ресурсов в ДО, требуемых для поддержания функций казначейства;
  • регулярные ошибки, связанные с человеческим фактором;
  • дублирование функций разными подразделениями;
  • неприемлемый уровень достоверности данных.

В целях автоматизации процессов и устранения выявленной проблематики было принято решение о внедрении единой информационной системы на основе функционала ПП «1С:Управление холдингом», что позволило бы оперативно централизовать платежи на базе выделенной в периметре холдинга организационной структуры — Единого Расчетного Центра.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система автоматизации процессов казначейства построена на базе решения «1С:Управление холдингом».

Функциональный объем проекта:

  1. Развитие штатной модели доступа к данным.
  2. Контроль движения денежных средств в разрезе Организаций, ЦФО, статей бюджета ДДС Проектов, договоров.
  3. Формирование карточек Госконтрактов.
  4. Формирование карточек договоров, графиков платежей.
  5. Формирование заявок на оплату.
  6. Формирование реестров плановых платежей на заданный период времени и по заданной аналитике (валюта платежа, вид счета, группа статей бюджета ДДС, проект).
  7. Формирование реестров платежей на день оплаты.
  8. Работа с платежным календарем.
  9. Формирование платежных документов.
  10. Интеграция с системами Клиент-Банк и отражение банковской выписки.
  11. Механизм отражения возвратов денежных средств.
  12. Отражение остатков денежных средств по счетам.
  13. Отражение взаимозачетов и списаний задолженности по договорам.
  14. Отчетность в разрезе расширенной аналитики по фактическому движению денежных средств, остатков на банковских счетах по всему холдингу.
  15. Отчетность по исполнению договоров.
  16. Комплекс задач по доработке банковских продуктов: кредиты, лизинг, гарантии, обеспечения (поручительства, независимые гарантии), сделки по размещению средств, внутригрупповые займы, сводные отчеты.

Проект реализовывался поэтапно, в соответствии с запланированной последовательностью доработок блоков.
На последнем этапе ОПЭ было проведено тиражирование автоматизированной системы в ДО холдинга. Этап ОПЭ включал в себя загрузку в систему матрицы пользователей с распределением по ЦФО и ролям, настройку маршрутов согласования документов, перенос карточек действующих договоров из системы бухгалтерского учета, ввод начальных остатков по банковским счетам, дистанционное обучение пользователей, поддержку пользователей при запуске.


ИТ-архитектура решения

Особенности и уникальность проекта

Особенностью деятельности холдинга является исполнение государственных проектов, предусматривающих казначейское сопровождение госконтрактов и договоров, заключенных в рамках их исполнения, и расчеты по лицевым счетам, открытым в территориальных подразделениях Управления Федерального Казначейства. Функционал системы на базе «1С:Управление холдингом» позволил организовать возможность проведения и контроля платежей в привязке к госконтракту по всей цепочке исполнения проекта. В связи с тем, что ДО территориально распределены по всей территории России, было принято решение сделать распределение сотрудников Единого Расчетного Центра по опорным точкам для охвата всех часовых поясов, в которых работают предприятия холдинга. Без автоматизации платежных процессов в единой информационной системе с возможностью внедрения ролевой модели, проект создания ЕРЦ не был бы реализован. Проект автоматизации был внедрен в сжатые сроки — весь цикл работ реализован в течение 10 месяцев, включая как этапы внедрения, так и тиражирования на ДО.

Т.к. бухгалтерские системы в ДО децентрализованы, были настроены интеграции каждой системы «1С:Бухгалтерии ДО» с «1С:Управление холдингом», что позволило оперативно обмениваться данными в автоматизированном режиме, не нарушая процесс бухгалтерского учета. Была реализована интеграция с единой системой НСИ на базе «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией».

Расширен типовой функционал ролей и прав доступа в «1С:Управление холдингом», что позволило обеспечить работу пользователей только в рамках своих компетенций/ЦФО при создании и согласовании документов в «1С:Управление холдингом» (карточки договоров, заявки на оплату, реестры платежей, платежные документы). Это дало возможность соблюдать конфиденциальность при доступе к документам в соответствии с требованиями внутренних нормативных документов, существенно уменьшило количество ошибок по причине человеческого фактора и позволило унифицировать и стандартизировать процессы казначейства. Система была реализована с учетом необходимости масштабирования на все ДО.

Большинство задач внедренного решения были реализованы без существенных доработок типового функционала «1С:Управление холдингом». Для воплощения сформированного решения потребовалось организационно изменить процессы казначейства в ДО холдинга:

  • формирование первичных данных от инициаторов платежей;
  • формирование платежей в единый пул платежного календаря;
  • его согласование в головной организации;
  • инициирование заявки на платеж, которая проходит бюджетный и бухгалтерский контроль;
  • казначейский контроль в ЕРЦ, согласно рекомендациям дирекции корпоративных финансов и инвестиций;
  • формирование реестра платежей в ДО и его согласование в головной организации и определения источника финансирования.


Схема бизнес-процесса планирования и исполнения платежей после внедрения

Результаты проекта

Реализация проекта позволила достичь следующих результатов:

  1. Перевод ДО холдинга на обслуживание в ЕРЦ на базе единой централизованной информационной системы (рисунок).
  2. Унификация и стандартизация процессов казначейства и смежных с ними на всех ДО холдинга.
  3. Повышение финансовой дисциплины ДО.
  4. Прозрачность на всех этапах казначейских процессов.
  5. Увеличение скорости обработки платежей.
  6. Сокращение трудозатрат на выполнение операций блока казначейства.
  7. Возможность удаленной работы пользователей через аппаратно-программные средства, что актуально в период пандемии, также позволило сократить расходы по аренде центрального офиса.
  8. Возможность контроля платежей ДО смежными подразделениями головной компании (ИТ, служба безопасности, кадры, бухгалтерия).
  9. Сокращение расходов на канцелярию в масштабах холдинга на всех ДО (бумага, картриджи), что актуально в период экономического кризиса.
  10. Получение оперативной отчетности в разрезе расширенной аналитики по фактическому движению денежных средств, остатков на счетах по всему холдингу.
  11. Возможность взаимодействия с ОЦО в части платежей (централизованное формирование заявок на оплату налогов и выплату заработной платы, контроль за их своевременным исполнением).
  12. Контроль оплаты по договорам с поставщиками (суммы, сроки).
  13. Централизованный контроль своевременной оплаты банковских платежей (погашение кредитов, процентов по кредитам, лизинговых платежей).


Транзакционные процессы вынесены на уровень ЕРЦ

Отзыв клиента
Акционерное общество «Росгеология» благодарит компанию ООО «АртАйТи Бизнес решения» за успешно реализованный проект. На данный момент мы продолжаем сотрудничество с ООО «АртАйТи Бизнес решения» в рамках развития информационной системы на 1С: Управление Холдингом.
Соловьев П.С.
Директор по информационным технологиям

Контакты

Мы свяжемся с Вами в ближайшее время
Это поле обязательно для заполнения
Это поле обязательно для заполнения
Введён некорректный e-mail
Пройдите проверку:*
Поле проверки на робота должно быть заполнено.
Необходимо ваше согласие на обработку персональных данных
г. Санкт-Петербург, ул., Караванная, д. 1
8 (800) 200-20-97