Кейсы

На Уральском пружинном заводе автоматизирован блок оперативного управления денежными средствами на платформе 1С:ERP

Уральский пружинный завод
О компании

ООО “Уральский пружинный завод” производит пружины различного назначения: вагонные составы, сельхозтехника, автомобильные, подвески трубопроводов


Что cделали
снизили трудозатраты для бухгалтера
появилась возможность устанавливать и контролировать лимиты по расходу денежных средств по лимитам в разрезе месяца и ЦФО
появилась возможность планировать оплаты в системе и переносить их при необходимости
Отрасли
Машиностроение, приборостроение
На Уральском пружинном заводе автоматизирован блок оперативного управления денежными средствами на платформе 1С:ERP
Цели и задачи проекта

Цель проекта - автоматизация процесса планирования и управления платежами предприятия. 

Задачи проекта:

  • Внедрить возможность формирования заявок на оплату  силами инициаторов платежа.

  • Определить необходимый перечень информации, который должна содержать заявка: распоряжение, остаток по лимиту, данные о заявителе, данные о текущей задолженности, согласующее ЦФО и согласующее лицо, порядок оплаты (аванс/постоплата), расшифровку закупаемых ТМЦ.

  • Изменить процесс согласования заявок на расход денежных средств: ранее согласование производилось в ОМТС. Нужно, чтобы согласование происходило через ответственных сотрудников ЦФО через единую информационную систему, чтобы была возможность контроля за лимитами расходов ДС, сократить ошибки из-за человеческого фактора.

  • Предусмотреть возможность проверки (при необходимости) на этапе формирования заявки на расходование денежных средств наличие согласованного договора с подрядчиком. Обязать ответственных сотрудников проверять наличие оригиналов документов и договоров при согласовании заявок.

  • Иметь отчет о расходовании денежных средств в рамках запланированного лимита для анализа степени исполнения запланированных лимитов бюджета и принятия решения о дополнительных платежах.

  • Максимально сохранить типовой функционал ИС для того, чтобы в дальнейшем самостоятельно обновлять систему.

Особенности и уникальность проекта
  • До реализации задачи процесс выглядел следующим образом:

    • Первоначально реестр заявок на оплату товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) формировала материально-техническая служба и внутри себя предварительно выстраивал на свое усмотрение приоритеты оплат и далее уже его передавал данные в казначейство.

    • Заявки о выплате заработной платы передавались от расчетного отдела, заявки на уплату налогов передавались от бухгалтерии в виде суммы напрямую казначеям посредством электронного письма, телефонного звонка.

    • Заявки на оплату услуг ЦФО передавались самостоятельно в реестр оплат казначеям, в виде электронного письма, файла excel с указанием суммы, контрагента.

    • Консолидация всех поданных заявок, в том числе ранжированный реестр службы МТС, в единый реестр оплаты осуществлялся казначеем вручную.

    • Планирование платежей и выстраивание очередности выполнялось вручную казначеем в excel.

    • Документы основания для платежа представляли собой стопку бумажных носителей, что в свою очередь мешало своевременной оплате, требовало дополнительного контроля и повышенного внимания со стороны заинтересованных в оплате служб.

    • В ручном режиме на этапе формирования полного реестра оплат казначеем выполнялся дополнительно контроль соответствия оплат запланированному бюджету каждого ЦФО.

    • Окончательная проверка платежей на соответствие лимитам для каждого ЦФО осуществлялась экономистами в эксель уже после составления реестра на оплату. что приводило к перепланированию и повышало вероятность просрочек. 

    • Формирование платежных документов бухгалтер по платежам производил непосредственно в банк-клиенте и в 1С ЕРП данные по фактически произведенным оплатам попадали только на следующий день  после загрузки выписки банка.

  • Проанализировав полученную информацию специалистами АртАйТи было предложено 3 варианта реализации задач с аргументацией по каждому варианту (плюсы и минусы). После совместного обсуждения вариантов и выбора, был составлен документ “Концептуальный проект”, в котором были отражены необходимые действия для достижения результата.

  • Требуемый механизм был реализован в виде отдельного рабочего места АРМ “Оформление КСО” для использования его инициаторами платежей. Таким образом был достигнут унифицированный подход ко всем типам платежей, ограничение пользователей к данным по “чужим” выплатам и выплатам по заработной плате, финализация процесса корректировок и согласований к этапу планирования платежей на основании Заявок на расходование денежных средств.  

  • Все этапы работ по этой задаче (от снятия требований до запуска в опытно-промышленную эксплуатацию) были произведены удалённо. При этом уровень коммуникаций был высоким.

  • Была сохранена возможность самостоятельного обновления с помощью создания нетипового документа и нетипового АРМ.

 АРМ_Оформление КСО_часть1.png
Результаты проекта
  • Снизили трудозатраты для бухгалтера (сняли задачу по ручному формированию платёжных документов). Данные действия стал выполнять инициатор платежа, что сократило время планирования предстоящих платежей.

  • Появилась возможность устанавливать и контролировать лимиты по расходу денежных средств по лимитам в разрезе месяца и ЦФО. 

  • У казначея появилась возможность формировать реестр платежей для согласования с Генеральным директором в виде отчёта, выгружаемого из системы. 

  • Появилась возможность планировать оплаты в системе и переносить их при необходимости. 

  • Ответственность за согласования заявок передана в ЦФО, что привело к повышению ответственности ЦФО за расходы и прозрачности для руководителей. 

  • При согласовании заявки появилась возможность контролировать наличие оригиналов договоров, что снизило риски по несоблюдению условий поставок по предстоящим платежам. 

  • Свели к минимуму количество ошибок при формировании оплат.

  • Данным механизмом пользуются 75 сотрудников.

  • Документ КСО.png

Отзыв клиента

Благодаря специалистам АртАйТи мы в сжатые сроки получили работающий механизм, реально помогающий улучшить бизнес-процессы нашей компании. 



Пасконин В.В.
Генеральный директор

Контакты

Мы свяжемся с Вами в ближайшее время
Это поле обязательно для заполнения
Это поле обязательно для заполнения
Введён некорректный e-mail
Пройдите проверку:*
Поле проверки на робота должно быть заполнено.
Необходимо ваше согласие на обработку персональных данных
г. Санкт-Петербург, ул., Караванная, д. 1
8 (800) 200-20-97