На Уральском пружинном заводе автоматизирован блок оперативного управления денежными средствами на платформе 1С:ERP
ООО “Уральский пружинный завод” производит пружины различного назначения: вагонные составы, сельхозтехника, автомобильные, подвески трубопроводов
Цель проекта - автоматизация процесса планирования и управления платежами предприятия.
Задачи проекта:
-
Внедрить возможность формирования заявок на оплату силами инициаторов платежа.
-
Определить необходимый перечень информации, который должна содержать заявка: распоряжение, остаток по лимиту, данные о заявителе, данные о текущей задолженности, согласующее ЦФО и согласующее лицо, порядок оплаты (аванс/постоплата), расшифровку закупаемых ТМЦ.
-
Изменить процесс согласования заявок на расход денежных средств: ранее согласование производилось в ОМТС. Нужно, чтобы согласование происходило через ответственных сотрудников ЦФО через единую информационную систему, чтобы была возможность контроля за лимитами расходов ДС, сократить ошибки из-за человеческого фактора.
-
Предусмотреть возможность проверки (при необходимости) на этапе формирования заявки на расходование денежных средств наличие согласованного договора с подрядчиком. Обязать ответственных сотрудников проверять наличие оригиналов документов и договоров при согласовании заявок.
-
Иметь отчет о расходовании денежных средств в рамках запланированного лимита для анализа степени исполнения запланированных лимитов бюджета и принятия решения о дополнительных платежах.
-
Максимально сохранить типовой функционал ИС для того, чтобы в дальнейшем самостоятельно обновлять систему.
-
До реализации задачи процесс выглядел следующим образом:
-
Первоначально реестр заявок на оплату товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) формировала материально-техническая служба и внутри себя предварительно выстраивал на свое усмотрение приоритеты оплат и далее уже его передавал данные в казначейство.
-
Заявки о выплате заработной платы передавались от расчетного отдела, заявки на уплату налогов передавались от бухгалтерии в виде суммы напрямую казначеям посредством электронного письма, телефонного звонка.
-
Заявки на оплату услуг ЦФО передавались самостоятельно в реестр оплат казначеям, в виде электронного письма, файла excel с указанием суммы, контрагента.
-
Консолидация всех поданных заявок, в том числе ранжированный реестр службы МТС, в единый реестр оплаты осуществлялся казначеем вручную.
-
Планирование платежей и выстраивание очередности выполнялось вручную казначеем в excel.
-
Документы основания для платежа представляли собой стопку бумажных носителей, что в свою очередь мешало своевременной оплате, требовало дополнительного контроля и повышенного внимания со стороны заинтересованных в оплате служб.
-
В ручном режиме на этапе формирования полного реестра оплат казначеем выполнялся дополнительно контроль соответствия оплат запланированному бюджету каждого ЦФО.
-
Окончательная проверка платежей на соответствие лимитам для каждого ЦФО осуществлялась экономистами в эксель уже после составления реестра на оплату. что приводило к перепланированию и повышало вероятность просрочек.
-
Формирование платежных документов бухгалтер по платежам производил непосредственно в банк-клиенте и в 1С ЕРП данные по фактически произведенным оплатам попадали только на следующий день после загрузки выписки банка.
-
Проанализировав полученную информацию специалистами АртАйТи было предложено 3 варианта реализации задач с аргументацией по каждому варианту (плюсы и минусы). После совместного обсуждения вариантов и выбора, был составлен документ “Концептуальный проект”, в котором были отражены необходимые действия для достижения результата.
-
Требуемый механизм был реализован в виде отдельного рабочего места АРМ “Оформление КСО” для использования его инициаторами платежей. Таким образом был достигнут унифицированный подход ко всем типам платежей, ограничение пользователей к данным по “чужим” выплатам и выплатам по заработной плате, финализация процесса корректировок и согласований к этапу планирования платежей на основании Заявок на расходование денежных средств.
-
Все этапы работ по этой задаче (от снятия требований до запуска в опытно-промышленную эксплуатацию) были произведены удалённо. При этом уровень коммуникаций был высоким.
-
Была сохранена возможность самостоятельного обновления с помощью создания нетипового документа и нетипового АРМ.
-
Снизили трудозатраты для бухгалтера (сняли задачу по ручному формированию платёжных документов). Данные действия стал выполнять инициатор платежа, что сократило время планирования предстоящих платежей.
-
Появилась возможность устанавливать и контролировать лимиты по расходу денежных средств по лимитам в разрезе месяца и ЦФО.
-
У казначея появилась возможность формировать реестр платежей для согласования с Генеральным директором в виде отчёта, выгружаемого из системы.
-
Появилась возможность планировать оплаты в системе и переносить их при необходимости.
-
Ответственность за согласования заявок передана в ЦФО, что привело к повышению ответственности ЦФО за расходы и прозрачности для руководителей.
-
При согласовании заявки появилась возможность контролировать наличие оригиналов договоров, что снизило риски по несоблюдению условий поставок по предстоящим платежам.
-
Свели к минимуму количество ошибок при формировании оплат.
-
Данным механизмом пользуются 75 сотрудников.
Благодаря специалистам АртАйТи мы в сжатые сроки получили работающий механизм, реально помогающий улучшить бизнес-процессы нашей компании.