На машиностроительном предприятии «ИЗ-КАРТЭКС имени П.Г.Коробкова» построили систему электронного документооборота
Цели проекта:
- Cоздать единую среду многопользовательской работы с документами.
- Повысить контроль исполнительской дисциплины по работе с документами.
- Исключить утерю документов.
Задачи проекта:
- Автоматизировать бизнес-процессы в части согласования договорных документов.
- Обеспечить интеграцию со смежными системами предприятия.
- Обеспечить управление и контроль доступа к документам предприятия.
- Повысить скорость работы с документами.
- Контролировать качество работы с документами.
- Повысить прозрачность процессов через работу с отчетами.
Проблематика до старта проекта:
- До старта проекта часть договоров, дополнительных соглашений, спецификаций компании хранились в сканированных версиях в разных системах электронного документооборота. Данные системы были частично интегрированы с системами бухгалтерского, налогового учета и казначейства.
- Обмен электронными документами между предприятиями осуществлялся с использованием Microsoft Outlook.
- Система для хранения скан-образов первичной бухгалтерской документации отсутствовала, также отсутствовал архив юридически значимых электронных документов.
- Отсутствовала настройка интеграций между системами электронного документооборота и смежными системами предприятия, что не позволяло устанавливать взаимосвязь между настроенными процессами в системах и обеспечивать единый процесс движения документов, исключающий утерю информации на различных этапах.
- Отсутствовал функционал разделения на проверенных контрагентов и корреспондентов.
- Для решения этих проблем необходимо было создать систему электронного документооборота, которая бы позволила дать ряд существенных преимуществ в области договорного документооборота: организовать высокоэффективную работу участников процесса согласования и подписания документов, минимизировать риски невозврата оригиналов подписанных документов, уйти от избыточных рутинных операций.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Она позволила организовать высокоэффективную работу участников процесса согласования и подписания документов, минимизировать риски невозврата оригиналов подписанных документов, уйти от избыточных рутинных операций.
Автоматизированы следующие функции:
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет договоров.
На старте проекта был обследован существующий на тот момент процесс согласования и регистрации договорных документов в компании. Этап обследования позволил определить:
- текущую методологию бизнес-процессов компании и их автоматизацию в действующей системе другого вендора;
- выявленные требования к внедряемой системе электронного документооборота;
- требования к информационному обмену со смежными системами.
Схема процесса «Как есть» в части работы с договорными документами
На следующем этапе проекта «Проектирование и прототипирование, формирование ТЗ» был создан сценарий работы внедряемой системы «Как будет», сделан предварительный реестр разработок и доработок системы, сформированы технические задания на разработку системы электронного документооборота и настройку интеграции со смежными системами.
В качестве механизмов согласования используются сложные комплексные процессы. С одной стороны, это позволило ограничить количество процессов в пределах 20 и снизить затраты на поддержку и развитие системы. С другой стороны, настроенные процессы отвечают всем бизнес-потребностям предприятия.
Система «1С:Документооборот КОРП» интегрирована с CPM-системой «1С:Управление холдингом» и ERP-системой зарубежного вендора. Интеграции реализованы по технологии web-service, обеспечивают мгновенную передачу данных. Таким образом, помимо основных задач, «1С:Документооборот» выполняет функцию интеграционной шины.
- Упорядоченное и надежное хранение договорной документации в хранилище документов.
- Реализация полного цикла обработки документов.
- Предотвращение потерь документов.
- Повышение прозрачности договорного документооборота.
- Повышение уровня информационной безопасности.
- Снижение затрат времени на работу с договорами в «1С:Документооборот КОРП». Сотрудники компании могут без проблем вести большой объем договоров.
В рамках первой очереди проекта были автоматизированы процессы согласования и регистрации договорных документов:
- создание и согласование проекта договорного документа;
- регистрация договорного документа;
- формирование связанных документов;
- получение подписанного документа от контрагента;
- передача документа в архив.
Все разработанные блоки объединены в единую систему, обеспечивающую полную взаимосвязь бизнес-процессов компании между собой, установление единых правил ведения договорного документооборота, осуществление контроля работы с документами.
Во вторую очередь была реализована интеграция системы электронного документооборота с финансовой системой «1С:Управление холдингом» и системой электронного архива на базе «1С:Документооборот КОРП».
В результате работа 250 пользователей ведется в едином информационном пространстве.
В ходе проекта выполнен ввод первичных данных, настроено 20 маршрутов обработки договорных документов, выполнено более 300 доработок и настроек системы, разработана пользовательская документация, обучено 250 пользователей.
