Как подготовиться к встрече с руководителем, когда нужно обсудить смену ИТ системы?

Известный факт — предварительная подготовка к встрече, планирование возможных сценариев и демонстрационные материалы, значительно повышают шанс на то, что будет принято нужное вам решение.

Но мы не будем рассказывать о том, как подготовить красивую презентацию, вставить в нее цифры, показывающие рост прибыли и снижение затрат после внедрения новой информационной системы. Потому что это лишь инструменты достижения цели.

Самая важное на этапе подготовки - сформировать единое согласованное понимание того, зачем предприятию “вписываться” в долгосрочный и затратный проект внедрения автоматизированной системы.

Что может помочь, чтобы ваши доводы были услышаны и были значимы для руководителя?

• Мнение ключевых функциональных руководителей - чем им может помочь изменение информационной системы. Причем в терминах, связанных с эффективностью выполняемых ими обязанностей и достижению целей предприятия в целом.

• Понятная технология реализации проекта внедрения (что за чем и почему)

• Привязка аргументов о необходимости/целесообразности проекта внедрения к целям и задачам бизнеса.

• Явное обозначение рисков для предприятия, в случае если не будут предприняты шаги по изменению текущей ситуации

Это связано с тем, что на этапе обсуждения необходимости смены информационной системы важно сформировать единое видение целей проекта, как для руководителя, так и для всех остальных подразделений. Не уходить в обсуждение частных функций новой системы, не сравнивать количество блоков, печатных форм и отчетов, а четко определить спектр бизнес-задач, ради которых каждый участник процесса будет вкладываться в проект.

Только тогда возможно дальнейшее обсуждение конкретного программного продукта, подрядчика и других деталей проекта.